Que doit-on trouver dans un CMS et quels profits en tirer ?

par Philippe | Publié dans Organisation |  | 

Il existe de très nombreux CMS.
Pour des applications, des besoins très différents.
Quels sont les fonctions communes aux CMS ?
Quels sont les avantages pour votre organisation ?

Les fonctionnalités de base

Un contenu centralisé :

Dans leur très grande majorité, les CMS utilisent des bases de données. Cette bibliothèque conserve votre contenu en un seul endroit, d'une manière organisée et le rend accessible à tout moment.
S'ils offrent des interfaces différentes pour la gestion des documents, les CMS permettent de créer des catégories de documents, des rubriques.
Les métadonnées associées au document favorisent son indexation par les moteurs de recherche.

Une gestion des intervenants :

Les CMS disposent d'un annuaire des membres de votre organisation qui vont intervenir sur le contenu.
Chaque contributeur possède des droits différents selon le rôle que vous leur aurez assigné.
Ces droits concernent des personnes ou des groupes de personnes et leur permettent :

• d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des contributeurs, ...
  Ces accès sont réservés aux administrateurs.
• de télécharger en amont des documents (images, vidéos, audios,...) pour les déposer dans la bibliothèque. D'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu.
  Ce sont des graphistes, des rédacteurs, bref, toute personne en charge d'alimenter le site Web.

Des fonctions d'édition simplifiée :

Ce sont celles que l'on trouve dans les traitements de texte.
Sans connaissance de la programmation Web, chaque contributeur peut mettre en page le contenu depuis une interface qui lui permet d'insérer des images, des liens,... et de mettre le texte en forme (taille des caractères, gras, italique, ...).

Les fonctionnalités avancées

Au delà de ces fonctions, des CMS plus aboutis proposent des options qui répondent à des besoins précis :

La gestion des versions des documents et leur archivage

Cette fonction permet de suivre les évolutions des documents dans les différentes étapes de son édition. Ainsi les intervenants peuvent suivre l'historique du document. Chaque version est ainsi archivée et peut être réutilisée à tout moment.

Workflow

Un « workflow » (que l'on peut traduire par « flux de travail ») décrit le circuit éditorial des documents.
Il gère les tâches que doivent accomplir les différents intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis et génèrent des alertes (signifiées par courriel et/ou dans leur espace de travail du CMS) pour les tenir informés en permanence de l'état d'avancement des documents.

NB : Cette fonction est controversée. J'y reviendrais plus tard.

Blog

La plupart des CMS offre la faculté à vos visiteurs de déposer un commentaire en suite de vos articles.
Très en vogue depuis à peu près 5 ans maintenant, les blogs  —ou Carnets Web— apportent une valeur ajoutée certaine à un site Web d'entreprise (nous y reviendrons).
Cette fonction peut-être offerte à vos visiteurs sans qu'ils soient enregistrés. Auquel cas, tout internaute pourra déposer un commentaire. Les CMS prévoient que ceux-ci soient validés avant leurs publications.
Si vous décidez que les commentaires ne peuvent être accessibles qu'à des visiteurs identifiés, ceux-ci devront s'enregistrer au préalable. Le CMS les inscrira dans son annuaire, et émettra leur identifiant et leur mot de passe automatiquement.

La grande majorité des CMS propose des modules pour enrichir ces fonctionnalités et s'adapter à des besoins plus précis.

Les bénéfices d'un CMS pour votre organisation

Les avantages d'un CMS pour un site Web d'entreprise sont nombreux :

1Économies

Accessibles quel que soit le système d'exploitation par un simple navigateur, les CMS ne nécessitent pas d'installer de logiciels spécifiques.

Les intervenants n'ont pas besoin de connaissances particulières (sinon celles liées à l'utlisation du CMS) pour publier du contenu. Vous faites ainsi l'économie de passer par une agence Web pour la création et la publication des pages.

2Rentabilité

Si vos besoins ont bien été analysés et que le CMS choisi  —je développerai ce point dans le prochain et dernier article—  correspond à votre cahier des charges, votre investissement sera pérenne : le CMS saura répondre à l'évolution de votre site Web, tant en quantité qu'en qualité.

3Gains

Les CMS savent produire un code lisible par les robots des moteurs de recherches.
Votre site sera ainsi mieux référencé. Vos prospects auront plus de facilité à vous trouver.

Ce trafic utile généré, vous pourrez mieux communiquer avec vos visiteurs en leur offrant des espaces de dialogues, en leur permettant de s'abonner à votre newsletter, ...

4Sécurité

Les CMS ont des dispositifs qui leur permettent de résister à des attaques (ce site peut en subir une centaine par semaine !).

Les zones où vos visiteurs peuvent dialoguer avec vos équipes à travers des formulaires (les blogs par exemple), sont pourvues de protection contre le spam (une demie douzaine par jour sur hiseo).

En outre, la rigueur qu'impose l'utilisation d'un CMS réduit le risque d'erreurs humaines et les fonctions de sauvegarde intégrées vous prémunissent contre la disparition de vos données.

5Productivité

Quand une équipe se constitue autour d'un projet Web en étant responsable de son contenu, c'est toute l'entreprise qui en profite.

L'équipe, plus motivée, se trouve impliquée dans la création de valeur et devient une source d’innovation pour l’entreprise.

Les gains de temps obtenus pour publier l'information permet aux contributeurs de se concentrer sur l'information qu'ils ont mission de faire passer à vos clients, vos prospects.

Les contributeurs peuvent modifier et valider le contenu à tout moment, (selon les rôles qui leur sont attribués). Cela permet une meilleure réactivité face à la concurrence.

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Prochain article : comment bien choisir son CMS ?

Ils ont dit :

Rien pour le moment. Mais vous allez peut être commencer la conversation.