Qu'exiger d'un CMS et d'un intégrateur ? Quels pièges éviter ?

par Philippe | Publié dans Organisation |  | 

Vous avez maintenant défini vos objectifs et constitué une équipe motivée.
Nous l'avons vu, la création ou la refonte d’un site web ne doit pas débuter par le choix du CMS.
Que doit contenir votre cahier des charges ?
Quel type de prestataire faut-il choisir ?
Quelles erreurs éviter ?

C'est que nous allons voir dans cette dernière partie.

Établir votre cahier des charges

La suite logique de votre cahier des besoins, c'est la rédaction de votre cahier des charges.

Il est destiné aux prestataires que vous aurez choisi (je reviendrai plus loin sur ce point).
Il doit clairement expliquer vos besoins et être concis.
N'entrez pas dans le détail : les destinataires doivent être en mesure de vous proposer toutes les solutions qui correspondent à vos attentes.

Formulez simplement vos exigences en terme de fonctionnalités que doit impérativement posséder le CMS :

La création des contenus

• Le CMS doit permettre au rédacteur de créer et d'éditer le contenu sans connaissance technique du code. Il doit pour ce faire, disposer d'une interface de type Traitement de texte accessible depuis le navigateur du rédacteur.
• Le CMS doit offrir une interface pour télécharger en amont des documents qui seront annexés à la page publiée. Ce seront des photos, des illustrations... mais aussi des documents à télécharger par les visiteurs du site.
• Le CMS doit faciliter l’insertion de métadonnées (auteur, description, mots-clés, etc.) par le rédacteur via un formulaire.

La gestion des contenus

• Le CMS doit gérer automatiquement les liens tant en amont qu'en aval d'une page. En cas de suppression d'une page, il doit être en mesure de supprimer tous les liens internes existants et générer une page pour signifier que celle-ci n'existe plus.
• Le CMS doit offrir la possibilité de programmer la publication d'une page à un moment donné et de conserver le brouillon d'une page en cours de rédaction.
• Le CMS doit séparer le contenu (les informations) de sa présentation (mise en forme pour l’affichage à l’écran et/ou l’impression) pour garantir la publication vers différents formats (pages Web, objets nomades reliés à l'Internet, imprimantes, ...)
  La séparation du fond et de la forme doit s'appuyer sur des gabarits associés à des feuilles de styles.
• [Optionnel] Dans le cas d'une activité internationale, le CMS devra être multilingue pour offrir aux visiteurs étrangers une version de la page dans leur langue.

L'administration

• Le CMS doit disposer d'une interface claire et la plus intuitive possible. L'utilisabilité de la zone d'administration est un facteur essentiel de la productivité des intervenants et par voie de conséquence du retour sur l'investissement.
• Le CMS doit pouvoir gérer les différents profils d'utilisateurs que vous aurez défini.
• Le CMS doit être modulaire : il faut qu'il soit capable, par le biais de greffons, d'étendre les fonctionnalités afin de s'adapter à vos besoins futurs.
  
• [Optionnel] Le CMS peut disposer d'un Workflow pour la gestion des publications permettant :
  > de valider selon un circuit et les rôles des contributeurs, la publication d'un document,
  > de produire un historique des différentes versions d’articles,
  > de permettre les annotations des articles,
  > de générer des alertes entre contributeurs,
  > de disposer d'un tableau de bord des publications en instance,
  > ...
  

L'accessibilité

L'accessibilité numérique d'un site Web vise à lever tous les obstacles à la consultation d'un site Web.

Cela implique qu'il sait gérer des données dans des formats standardisés, respectueux des normes et des recommandations internationales (W3C), et celles du gouvernement français (RGAA).

Ces recommandations visent la structure du site et son contenu.

Sur le plan éditorial il s’agit de décrire et d'ordonner tous les éléments d’une page pour que celle-ci ait un sens.

Les moteurs de recherche ne considérant que le contenu, l'accessibilité numérique va naturellement produire des effets bénéfiques pour le référencement de la page en garantissant que leurs robots ont accès à un contenu bien structuré et donc facilement indexable.

Il faut donc vous assurer que le CMS envisagé soit un « CMS W3C ».
Vous trouverez en fin de cet article, quelques liens pour mieux comprendre les enjeux de l'accessibilité.

Trouver un prestataire

Quand vous avez la responsabilité d'un projet de site Web, vous trouvez de nombreuses personnes parmi vos collaborateurs (ou à l'extérieur de l'entreprise) qui ont des idées bien arrêtées sur le sujet.
Le marketing, les commerciaux, succomberont à l'attrait d'un design, certes, esthétique, mais, inefficient.
Les informaticiens seront plus sensibles à l'usage des technologies au risque de monter une usine à gaz...
Bref, chacun aura sa « meilleure » idée.

Vous aurez des suggestions, vous recevrez des conseils, vous subirez des pressions parfois.
Au final, votre projet, s'il avance, risque de coûter très cher et ne pas satisfaire vos objectifs qui sont avant tout commerciaux.

On le voit, la divergence des avis, et considérez-le, votre manque de repères, créent la confusion.
Quand il s'agira de lancer votre appel d'offres pour trouver votre CMS et son intégrateur, la confusion sera plus grande encore.

Quel prestataire ?

On ne peut être à la fois conseil et vendeur d'une solution à la fois.
Ne vous fiez jamais à un prestataire qui vend son « produit » CMS, « la plate-forme universelle qui répondra à tous vos besoins », sans parler de vos objectifs, de votre clientèle, de vos contenus.
Ne vous fiez jamais au technicien qui vous parle de langages de programmation, des dernières technologies multimédia qui vont « offrir aux visiteurs de votre site une approche novatrice en matière de navigation ».

La meilleure des technologies est celle qui n'impose aucune contrainte à votre organisation et produit des résultats quantifiables.

Si vous éprouvez des difficultés à évaluer les offres, faites appel à un conseil indépendant. Le coût de sa prestation sera faible par rapport au temps et à l’argent qu’il pourra vous épargner.
Si vous le souhaitez, il pourra même se charger de la maîtrise d’oeuvre de votre projet —voire, en amont, vous assister dans l'analyse de vos besoins ou/et la rédaction du cahier des charges.
Mais à cette condition sine qua non : il ne doit en aucun cas être en affaires avec les prestataires consultés.

CMS propriétaires ou Open Source ?

La plupart des CMS est apparue ces 4 dernières années. Il en existe des centaines.
Commercial ou Libre ? Peu importe : seul l'adéquation du CMS aux besoins et objectifs compte.

Les propriétaires

S'ils se déclinent en différentes versions commerciales pour s'adapter à la typologie de leurs marchés, les CMS propriétaires sont souvent des solutions lourdes à mettre en œuvre.
Ils prétendent répondre à une foultitude de besoins mais relèvent trop souvent de l'usine à gaz.

Pire encore, ce sont les CMS « maison » de petites agences Web, qui ne sont que la resucée d'un script Open Source amélioré de fonctionnalités « personnalisées », déjà demandées par un précédent client et qu'ils peuvent vous revendre (au prix fort parfois) alors que le coût du développement a été amorti depuis longue date.

Assurez-vous, s'il s'agit d'un produit commercial, que l'éditeur ait les reins solides et que le produit dispose d'une base installée conséquente.

Les libres

On lit souvent que « l’avenir des CMS est au logiciel libre ». Peut-être.

Mais si on regarde de près les CMS issus de l'Open Source on constate que nombre d'entre eux sont bogués, que d'autres sont inachevés quand ils ne sont pas abandonnés, la communauté s'étant dissoute sans crier gare.

Le principal argument des vendeurs de CMS Open Source, c'est la gratuité bien sûr. Mais en fait l'intérêt ne réside pas à cet endroit.
L’accès aux codes sources permet à des développeurs d’ajouter de nouvelles fonctions ou de modifier le fonctionnement d’un greffon pour qu’il réponde avec précision aux besoins de l’entreprise.

Les coûts

Pour vous permettre de comparer les offres il vous faudra communiquer votre budget en indiquant une fourchette de prix.

Les politiques commerciales des agences Web sont parfois contraignantes et coûteuses (licences d'utilisation par utilisateurs ou par sièges, frais d’hébergement, contrats de maintenance obligatoires, frais de mise à jour, etc.). Assurez-vous qu'il n'existe pas de conditions abusives qui pourraient engendrer des dérives budgétaires.

Vérifiez enfin vous que l'offre permet la ré-exploitation des contenus si vous changez plus tard de CMS.

10 erreurs à ne pas commettre dans le choix d'un CMS

1. Considérer qu'il s'agit d'un projet technologique alors que c'est de marketing qu'il s'agit.
2. Ne pas prendre le temps pour acquérir la culture de base nécessaire à l'exercice d'une bonne maîtrise d'ouvrage.
3. Confier la responsabilité et la mise en œuvre du projet à une seule personne.
4. Ne pas cerner vos besoins ni fixer d'objectifs.
5. Focalisez sur des considérations esthétiques.
6. Partir des fonctionnalités d'un CMS plutôt que de vos besoins.
7. Croire qu'il n'existe qu'une dizaine de CMS sur le marché.
8. Ne pas définir de budget, ou, s'il en existe un, ne pas le communiquer au prestataire.
9. Penser que la solution la plus chère est la meilleure.
10. Considérer qu'un CMS gratuit ne coûtera rien.

Et maintenant ?

Eh bien il vous appartient de répondre à la question : Quand ?

Conclusion

Cet article n'avait pour vocation que d'offrir aux responsables de projets Web, un panorama des questions que posent le choix d'un système de gestion de contenus et donner quelques recommandations.
Il n'est pas de ce fait exhaustif.
Je reviendrais donc, dans d'autres articles, sur certains points qui n'ont été, ici, que survolés.

Merci de votre visite et de votre lecture.

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Aller plus loin (sur le Web) :

• L'accessibilité sur le site Wikipedia
• L'accessibilité numérique sur le site du Gouvernement
• Évaluer l’accessibilité d’un site Web sur Pompage
• Liste de CMS sur le site Wikipedia

Ils ont dit :

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