Création ou refonte d'un site Web : analyse des besoins pour la mise en place d'un CMS

par Philippe | Publié dans Organisation |  | 

Envisager de créer un site Web en choisissant un CMS pour ses fonctionnalités est la pire des démarches.

Dire qu'un CMS doté de nombreuses fonctionnalités répondra forcément à vos besoins conduira à l'échec de votre projet de site Web.
Pourquoi ?

Il est malheureusement fréquent que les dirigeants confient à un responsable informatique la gestion d'un projet Web sans avoir formulé des objectifs précis, sinon l'aspect graphique auquel ils attachent une grande importance.

Sans instructions précises, le webmestre définit une architecture sommaire et se met en quête des outils de réalisation.

Si un système de gestion des contenus collaboratif s'impose ^*, le webmestre recherche l'outil le plus complet, le plus riche, en partant du principe que « qui peut le plus peut le moins ».

L'erreur la plus courante intervient à cet endroit :
il se pose la question « Comment ? » plutôt que « Pourquoi ? ».

Considérer qu'il existe un CMS qui répondra à tous les besoins par la profusion de ses fonctionnalités n'est pas la bonne démarche.

Partir des objectifs et des besoins plutôt que des capacités d'un CMS est l'assurance d'un projet réussi.

Très bien se dit le lecteur. Mais par où commencer ?

Par le début :

Établir le cahier des besoins

Faites le tour de votre entreprise

L'idée est de constituer une équipe motivée autour du projet.

Dans une petite structure, 3 types de personnes seront nécessaires :

• le pilote du projet : il devra fixer les objectifs du site, définir les contraintes de ces objectifs (moyens humains et budgétaires). Cette fonction relève de la direction générale ou de la direction marketing.
• le responsable du contenu : il dépend de la direction commerciale ou marketing de l'entreprise. Son objectif est de déterminer l'architecture du site, la politique éditoriale générale et de définir la charte graphique.
• le responsable technique : il assurera la maîtrise d'ouvrage et la coordination des équipes. Le cahier des besoins rédigé, il écrira le cahier des charges du projet qu'il soumettra aux prestataires.

Pour que le projet aboutisse, il conviendra à l'animateur de recueillir les souhaits de l'ensemble des utilisateurs concernés puis d'informer régulièrement l'équipe de l'évolution du projet.

Faites le tour de votre marché

Visitez les sites Web de vos concurrents

• L’organisation et la présentation permettent-elles d'accéder facilement à l'information ?
• La page d’accueil est-elle suffisamment descriptive du contenu que le visiteur espère trouver sur le site ?
• Le design est-il en accord avec l'esprit du contenu ou l'image que veut se donner l'entreprise ?
• Les illustrations sont-elles pertinentes ?
• Quels sont les types de métadonnées utilisés par le site et quels sont leurs contenus ?
• Les formulaires de contact sont-ils rapidement accessibles ? Sont-ils bien conçus ?
• Peut-on s'inscrire à un fil RSS ? À une liste de diffusion de la newsletter ?
• Offrent-ils un espace d'information réservé à la clientèle ?
• Il y a un blog ouvert aux commentaires ? Lisez les messages déposés. Le blog propose de suivre les commentaires par un fil RSS ? Abonnez-vous.

Cette liste n'est bien sûr par exhaustive.
Constituez votre propre grille d'analyse et notez les sites Web visités.

Visitez les sites de vos partenaires

Ce sont toutes les sociétés avec lesquelles vous êtes en contact : fournisseurs, sous-traitants, revendeurs...

Comme pour vos concurrents, faites l'analyse de leurs sites et interrogez vous : à qui s'adressent-ils ? Comment présentent-ils leur activité ? Quels sont les points forts de leurs offres qu'ils mettent en avant ? ...

Définissez les objectifs de votre site Web

Sur le plan marketing, vous devez disposer maintenant d'une vision plus claire de la manière de présenter votre entreprise et son métier sur le Web.

Il convient maintenant de déterminer vos objectifs et les moyens de réalisation.

1Pourquoi ?

Il s'agit là de fixer l'objectif de votre site dans la relation à vos visiteurs (prospects et clients).

En fonction des caractéristiques de votre offre, vous devrez déterminer si votre site doit être :

• un outil d'e-commerce pour la vente directe,
• un outil pour préparer la vente,
• un outil pour générer des contacts commerciaux directs,
• un outil de fidélisation de la clientèle existante (support via des formulaires, FAQ, annonces privilégiées...),
• ...

Réfléchissez toujours en terme de résultats : la vente.

2Quoi ?

Le site « plaquette commerciale » avec le mot du président, l'historique de la société, vos résultats financiers ... n'intéressera pas vos visiteurs.

Celui-ci vient chercher de l'information. Il faut convertir cette demande en prise de contact en plaçant le client au cœur même de la conception du site.

Le contenu, la nature des informations qui seront publiées, la manière dont on accède à celles-ci, seront les éléments qui vont déclencher ces actions que vous espérez voir accomplir par vos visiteurs.

Les résultats de cette analyse déterminera la structure du site et influencera le choix de telle ou telle fonctionnalité du CMS.

3Qui ?

Il s'agit là de dire qui seront les collaborateurs de votre entreprise qui vont intervenir dans l'administration du site, la politique éditoriale, la création des contenus et quels seront leurs rôles.

On distingue habituellement 5 groupes de personnes (ou fonctions) :

• Les auteurs
  ce sont eux qui vont fournir la « matière brute ».
  Quelles sont les personnes à l'origine du contenu ? Celui-ci est-il portable en l'état sur votre site Web ? Quelle est la part de temps mensuel qu'ils pourront consacrer à la fourniture de ces contenus. À qui devront-ils soumettre les écrits ? ...
• Les rédacteurs Web
  ils vont reprendre le contenu produit par les auteurs pour l'amélioration et l'adaptation au Web.
  Cela ne posera pas de problème si vous disposez déjà d'un rédacteur qui connait parfaitement les attentes et les besoins de la clientèle et sait produire des écrits efficaces. Mais il faudra peut être prévoir de sous-traiter la ré-écriture de votre contenu (vous allez dire que je prêche pour ma « paroisse »), notamment si les auteurs sont très « techniques ».
• Les documentalistes
  ce sont ceux qui vont enrichir les contenus d'illustrations (photos, schémas...), de documents téléchargables (PDF, ...).
  Qui travaille sur la conception de ces documents ? Ont-ils un profil technique ou plutôt artistique ? Est-ce un membre de votre ou un collaborateur extérieur ? À qui doit-il transmettre les documents réalisés ? ...
• Les validateurs
  Tout processus éditorial nécessite des contrôles et des processus de validation avant la publication en ligne du contenu. Qui donnera l'imprimatur ? Comment recevra t-il la demande d'approbation ? Procèdera t-il lui même à la publication ? ...
• Les administrateurs
  Opérations de maintenance, de sauvegardes, analyse du trafic, des connexions, des difficultés d'utilisation du CMS...
  Ces tâches sont généralement dévolues au responsable de l'informatique. Mais quels seront les critères d'évaluation de la qualité globale ? À qui devra t-il transmettre cette information ? En cas d'absence qui sera son suppléant ? ...

Dernier point : n'oubliez pas dans l'analyse d'identifier les personnes qui seront en charge de répondre aux messages reçus, soient par courriels, soit par le biais des commentaires qui pourraient être déposés sur le site.

4Comment ?

C'est ce que nous verrons dans le prochain article...

* Nous l'avons vu dans le 1er article de cette série, un CMS ne se justifie pas toujours. Un site correctement codé en HTML, bien structuré et respectueux des standards pourra être aisément réalisable avec un éditeur de texte spécialisé (tel que Komposer).
Pour autant, le responsable du projet devra posséder une bonne connaissance technique du code et des technologies Web.

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Ils ont dit :

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